تبدیل PDF به Excel با هوش مصنوعی؛ استخراج جدول و داده

زمانی که صورت‌حساب بانکی، گزارش مالی یا فهرست قیمت‌ها را به شکل پی‌دی‌اف دریافت می‌کنید، ظاهر مرتب فایل معمولا به معنای قابل استفاده بودن داده‌های آن نیست. این جاست که به تبدیل PDF به Excel نیاز دارید؛ کاری که با کپی کردن متن معمولی پی‌دی‌اف ممکن است به ستون‌های جابه‌جا، اعداد چسبیده به هم و ردیف‌های ناقص متنهی شود.

برای انجام این کار با هوش مصنوعی باید ببینید فایل شما چه نوعی است. اگر این متن قابل انتخاب است، ابزار تبدیل می‌تواند ساختار موجود را استخراج کند. اما اگر فایل از اسکن صفحات کاغذی یا عکس جدول ساخته شده باشد، به چت‌بات‌هایی مانند Chat GPT یا Gemini نیاز دارید تا با فناوری OCR (تشخیص نوری نویسه‌ها) بتوانند این کار را انجام دهند. البته گاهی این فناوری هم جدول‌های پیچیده، ستون‌های ترکیبی ییا اعداد فارسی را درست تبدیل نمی‌کنند.

بهترین ابزارهای تبدیل PDF به Excel با هوش مصنوعی کدام‌اند؟

برای این که از بهترین برنامه تبدیل PDF به Excel ممکن استفاده کنید، باید به نوع پی‌دی‌اف خود دقت کنید. مثلا برای سند اسکن‌شده، وجود OCR در ابزار مهم است. برای جدول‌هایی که در چند صفحه ادامه دارند، باید ارتباط سطرها داخل اکسل هم حفظ شود. برای داده‌های حساس هم حتما سیاست نگهداری فایل‌ها را چک کنید.

ChatDOC؛ استخراج و تحلیل جدول‌های PDF با هوش مصنوعی

هوش مصنوعی ChatDOC بیشتر یک دستیار هوشمند برای کار با اسناد است تا یک یک ابزار تبدیل PDF به Excel، اما چنین ویژگی‌ای در آن به چشم می‌خورد. در واقع می‌توانید فایل پی‌دی‌اف را داخل این سایت بارگذاری کرده، در مورد جدول‌هایش سوال کنید و از آن بخواهید اطلاعات مشخصی را استخراج یا تحلیل کنید. همچنین امکان ارجاع پاسخ به بخش‌های سند اصلی وجود دارد و می‌توانید محل اطلاعات استخراج‌شده را هم زیر نظر داشته باشید.

• پشتیبانی از PDFهای متنی و اسکن‌شده در قابلیت‌های مربوط به پردازش سند
• استخراج اطلاعات و پاسخ‌گویی به سؤال درباره جدول‌ها
• بررسی جدول‌های چندصفحه‌ای و ساختارهای پیچیده در قابلیت‌های مرتبط
• امکان تحلیل داده‌های جدول با پرسش به زبان طبیعی
• ارائه ارجاع به بخش‌های سند برای بررسی پاسخ
• امکان استخراج ساختاریافته در قالب JSON و Markdown از طریق ابزار تخصصی PDF Parser آن

مثلا اگر یک گزارش مالی شامل چند جدول باشد، می‌توانید از ChatDOC بخواهید ردیف‌های مرتبط ببا درآمد، هزینه و سود را استخراج کنید. بعد درخواست کنید که داده‌ها را در قالب جدولی با ستون‌های مشخص با خروجی اکسل تحویل دهد.

معایب استفاده از ChatDOC

یک محدودیت مهم در استفاده از ChatDOC وجود دارد. این ابزار خروجی مستقیم XLSX را به شما نمی‌دهد و تنها قادر به ارائه  JSON و Markdown است. پس شاید نیاز باشد داده‌های خروجی را در اکسل وارد کرده یا از ابزار دیگری در این لیست برای تبدیل نهایی استفاده کنید. به غیر از این، ChatDOC امکانات مفید و جذاب بی‌شماری دارد که می‌توانید برای تبدیل فایل‌ها یا موارد دیگر از آن بهره ببرید.

Adobe Acrobat Online؛ تبدیل PDF به Excel با حفظ ساختار جدول

برعکس ابزار قبلی، یک بخش مشخص برای تبدیل پی‌دی‌اف به فایل XLSX در Adobe Acrobat Online موجود است. این سرویس قادر است جدول‌ها و دیگر محتوای سند را به ردیف‌ها و ستون‌های قابل ویرایش انتقال دهد.

• تبدیل PDF به فایل Excel با فرمت XLSX
• امکان استفاده از ابزار آنلاین بدون نصب نرم‌افزار
• پشتیبانی از OCR برای استخراج متن از اسناد اسکن‌شده در قابلیت‌های مربوط
• امکان تعیین تنظیمات خروجی در نسخه دسکتاپ Acrobat، از جمله ساخت شیت جداگانه برای هر جدول، هر صفحه یا کل سند
• تنظیم جداکننده اعشار و هزارگان و زبان تشخیص متن در تنظیمات مربوط
• امکان انتخاب بخشی از داده‌ها و انتقال آن‌ها به Excel در محیط دسکتاپ

یکی از مزیت‌های نسخه دسکتاپ Acrobat این است که کنترل خوبی روی خروجی دارید. تصور کنید یک گزارش 20 صفحه‌ای دارید که جدول جداگانه‌ای در هر صفحه وجود دارد. در این نسخه می‌توانید شیوه تقسیم جدول‌ها میان شیت‌ها را تعیین کنید. البته قابلیت‌های نسخه آنلاین و دسکتاپ یکی نیستند و بی‌شک نسخه دسکتاپ امکانات بهتری در اختیارتان قرار می‌دهد.

iLovePDF؛ تبدیل فایل‌های متنی و اسکن‌شده به صفحه‌گسترده

یک ابزار تخصصی تبدیل PDF به Excel در iLovePDF نیز موجود است که از فناوری Solid Documents جهت تبدیل داده‌ها بهره می‌برد. فایل‌های دارای متن قابل انتخاب را خیلی راحت می‌توان تبدیل کرد، اما مشکل این است که برای استخراج داده از صفحات اسکن‌شده باید نسخه پریمیوم تهیه کنید.

• تبدیل PDF به فایل Excel قابل ویرایش
• انتخاب خروجی در یک شیت یا چند شیت
• پشتیبانی از OCR برای اسناد اسکن‌شده در پلن Premium
• امکان استفاده از ابزار در محیط وب و اپلیکیشن‌های پشتیبانی‌شده
• استخراج جدول‌ها با حفظ ساختار تا حد امکان
• ارائه مجموعه‌ای از ابزارهای مکمل برای فشرده‌سازی، ادغام، تقسیم و تبدیل PDF

گزینه انتخاب یک یا چند شیت نیز در iLovePDF وجود دارد و برای زمانی است که یک پی‌دی‌اف چند جدول یا چند بخش مستقل داشته باشد. مثلا اگر فایل‌تان شامل گزارش فروش شعب مختلف باشد، خروجی با چند شیت، بررسی داده‌ها را ساده‌تر خواهد کردم. البته فراموش نکنید بعد از تبدیل ببینید که هر جدول در شیت صحیح خودش قرار دارد یا نه. همچنین این برنامه پشتیبانی آن چنان خوبی از زبان فارسی ندارد و اگر فایلی با زبان‌های دیگر دارید، برای استفاده مناسب خواهد بود.

Smallpdf؛ استخراج جدول از PDF و تبدیل اسناد اسکن‌شده

Smallpdf هم یک ابزار آنلاین برای تبدیل PDF به Excel بوده که خروجی آن با فرمت XLSX است. با نسخه پایه و رایگان آن، امکان تبدیل پی‌دی‌اف‌های دارای متن قابل انتخاب وجود دارد. برای فایل‌های اسکن‌شده باید نسخه Pro را تهیه کنید.

• تبدیل PDF به XLSX بدون نیاز به نصب نرم‌افزار
• امکان استفاده از مبدل پایه بدون ساخت حساب، با محدودیت‌های مصرف
• پشتیبانی از OCR برای استخراج متن از فایل‌های اسکن‌شده در نسخه Pro
• امکان تبدیل گروهی فایل‌ها در پلن‌های پشتیبانی‌شده
• قابلیت ذخیره و اشتراک‌گذاری خروجی با سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری

Smallpdf از بهترین گزینه‌ها برای تبدیل فاکتور، صورت‌حساب یا گزارش‌های متنی است؛ مخصوصا وقتی می‌خواهید بدون نصب برنامه، فایل XLSX تحویل بگیرید. اگر سندتان از عکس صفحات ساخته شده است، باید نسخه دارای OCR را انتخاب کنید. همچنین برای این برنامه دقت کنید که کیفیت جدول نهایی به وضوح فایل، پیچیدگی چیدمان و کیفیت تشخیص متن ربط دارد. و اگر این موارد استاندارد لازم را نداشته باشند، خروجی دقیقی هم به شما داده نخواهد شد.

PDF24؛ تبدیل رایگان PDF به Excel بدون ثبت‌نام

اگر یک مبدل ساده و رایگان می‌خواهید، PDF24 را انتخاب کنید. این ابزار آنلاین فایل پی‌دی‌اف را گرفته و به راحتی خروجی XLSX می‌سازد. استفاده از این سرویس جدا از رایگان بودن، به ثبت‌نام و اشتراک اجباری نیاز ندارد و بدون محدودیت زمانی است.

• تبدیل PDF به Excel و XLSX در محیط مرورگر
• استفاده رایگان بدون نیاز به حساب کاربری
• عدم نیاز به نصب نرم‌افزار
• پشتیبانی از سیستم‌عامل‌ها و مرورگرهای رایج
• انتقال فایل از طریق ارتباط امن SSL

اگر می‌خواهید گزارش‌های متنی را تبدیل یا جدول‌های ساده خلق کنید، PDF24 مناسب شماست. البته این ابزار بیشتر یک مبدل پی‌دی‌اف است و نباید به چشم دستیار هوش مصنوعی به آن نگاه کرد. در واقع خبری از تحلیل داده در آن نیست، اما اگر داده شما به تفسیر و بررسی نیاز دارد، ChatDOC گزینه بهتری برایتان خواهد بود.

چطور جدول PDF را به Excel تبدیل کنیم و خطاها را کاهش دهیم؟

انتخاب ابزار تبدیل PDF به Excel صرفا بخشی از کار است. حتی اگر جدول در نگاه اول مرتب باشد، شاید یک‌سری از اعداد به شکل متن ذخیره باشند، ستون‌ها جابه‌جا شده باشند یا چند ردیف در یک سلول قرار بگیرند. پس برای این که خروجی‌تان از یک فایل اکسل قابل استفاد باشد، این نکات را از یاد نبرید:

• ابتدا باید نوع PDF را مشخص کنید. اگر متن را با ماوس انتخاب می‌کنید، فایل از نوع متنی است. اگر هم هر صفحه مثل یک عکس می‌ماند، به ابزار OCR نیاز دارید.
• ابزار را باید بر اساس نوع سند انتخاب کنید. از میان موارد بالا، PDF24 برای تبدیل ساده، Acrobat برای پرسیدن سوال و ChatDOC برای تحلیل جدول‌ها مناسب هستند.
• حتما در پایان خروجی XLSX را با فایل اصلی مقایسه کنید؛ خصوصا مواردی مثل تعداد ردیف‌ها، عنوان ستون‌ها، جمع اعداد و اولین و آخرین ردیف هر جدول
• فرمت اعداد را حتما کنترل کنید. گاهی جداکننده هزارگان، اعشار، تاریخ‌ها و اعداد منفی در فرآیند تبدیل عوض می‌شوند.
• همچنین سراغ بررسی سلول‌های ترکیب‌شده و داده‌های تکراری بروید، زیرا هنگام فیلتر کردن یا محاسبه مجموع ممکن است نتیجه نادرستی به شما بدهند.

چگونه PDF فارسی را به اکسل تبدیل کنیم؟

در اسناد فارسی، جهت راست‌به‌چپ، اعداد فارسی و لاتین، جداکننده اعشار و ساختار جدول ممکن است نتیجه تبدیل را پیچیده‌تر کنند. به‌ویژه اگر سند اسکن‌شده باشد، OCR ممکن است بعضی اعداد یا حروف را اشتباه تشخیص دهد. برای فایل‌های مالی و حسابداری، جمع ستون‌های مبلغ را با محاسبه مستقل کنترل کنید و تنها به شباهت ظاهری جدول اکتفا نکنید.

همچنین اگر فایل شامل اطلاعات مشتریان، حقوق کارکنان یا داده‌های محرمانه است، پیش از بارگذاری آن در سرویس آنلاین، شرایط پردازش و حذف فایل را بخوانید. حذف خودکار پس از مدتی با محرمانگی مطلق یکسان نیست. در نهایت، تبدیل PDF به Excel با هوش مصنوعی زمانی نتیجه قابل اتکاتری می‌دهد که ابزار را متناسب با نوع فایل انتخاب کنید و پس از استخراج، داده‌ها را اعتبارسنجی کنید.